RESPONSABILIDAES Y FUNCIONES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Capítulo II de las Disposiciones Generales y Manual Administrativo de la Aplicación Estatal en Materia de Control Interno para el Estado de Baja California Sur.

El control interno es responsabilidad del Titular de la institución, quien lo implementa con apoyo de la administración (mandos superiores y medios) y del resto de los servidores públicos, quienes deberán cumplir con las siguientes funciones:

I. GENÉRICAS:

Todos los servidores públicos de la institución, son responsables de:

a) Informar al superior jerárquico sobre las deficiencias relevantes, riesgos asociados y sus actualizaciones, identificadas en los procesos sustantivos y administrativos en los que participan y/o son responsables, y

b) Evaluar el SCII verificando el cumplimiento de las Normas Generales, sus principios y elementos de control, así como proponer las acciones de mejora e implementarlas en las fechas y formas establecidas, en un proceso de mejora continua.

II. DEL TITULAR DE LA INSTITUCIÓN:

a) Determinarán las metas y objetivos de la Institución como parte de la planeación estratégica, diseñando los indicadores que permitan identificar, analizar y evaluar sus avances y cumplimiento. En la definición de las metas y objetivos, se deberá considerar el mandato legal, su misión, visión y la contribución de la Institución para la consecución de los objetivos del Plan Institucional de Desarrollo, los programas especiales y demás planes y programas, así como al cumplimiento de las disposiciones jurídicas y normativas aplicables;

b) Establecerán y mantendrán un SCII apropiado, operando y actualizado conforme a los elementos generales de control interno, sus principios y elementos de control; además de supervisar periódicamente su funcionamiento;

c) El Titular supervisará que la evaluación del SCII se realice por lo menos una vez al año y se elabore un informe sobre el estado que guarda;

d) Verificarán que el control interno se evalúe en su diseño, implementación y eficacia operativa, así como se atiendan las deficiencias o áreas de oportunidad detectadas;

e) El Titular aprobará el PTCI y el PTAR para garantizar el oportuno cumplimiento de las acciones comprometidas por los responsables de su atención;

f) El Titular aprobará la metodología para la administración de riesgos;

g) El Titular instruirá y supervisará que las unidades Administrativas, el Coordinador del SCII y el Enlace de Administración de Riesgos inicien y concluyan el proceso de administración de riesgos institucional y acordarán la metodología de administración de riesgos.

h) El Titular de la Institución instruirá a las Unidades Administrativas, Unidades Académicas, y a las y los Trabajadores de la institución que identifiquen en sus procesos los posibles riesgos de corrupción y analicen la pertinencia, suficiencia y efectividad de los controles establecidos para mitigar dichos riesgos. En caso de que se concluya que existen debilidades de control, el riesgo de corrupción deberá incluirse en la Matriz y Programa de Trabajo de Administración de Riesgos.

III. DEL COORDINADOR DE CONTROL INTERNO

En el Fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional:

a) Ser el canal de comunicación e interacción con la Institución y el Órgano Interno de Control, en la implementación, actualización, supervisión, seguimiento, control y vigilancia del SCII;

b) Acordar con el Titular de la Institución las acciones para la implementación y operación del modelo de Control Interno adecuado;

c) Coordinar la aplicación de la evaluación del SCII en los procesos prioritarios de la institución;

d) Revisar con el Enlace del SCII y presentar para aprobación del Rector de la Institución el Informe Anual, el PTCI original y actualizado, y el Reporte de Avances Trimestral del PTCI

En la Administración de Riesgos:

e) Acordar con el Titular de la Institución la metodología de Administración de Riesgos, los objetivos institucionales a los que se deberá alinear el proceso y los riesgos institucionales que fueron identificados, incluyendo los de corrupción, en su caso; así como comunicar los resultados a las dependencias administrativas de la Institución, por conducto del Enlace de Administración de Riesgos en forma previa al inicio del proceso de administración de riesgos;

f) Comprobar que la metodología para la administración de riesgos, se establezca y difunda formalmente en todas sus áreas administrativas y se constituya como proceso sistemático y herramienta de gestión;

g) Convocar a los titulares de todas las Unidades Administrativas y Académicas de la Institución, al Titular del Órgano Interno de Control y a la persona Enlace de Administración de Riesgos, para integrar el grupo de trabajo que definirá la Matriz, el Mapa y el Programa de Trabajo de Administración de Riesgos, para la autorización del titular de la Rectoría, así como el cronograma de acciones que serán desarrolladas para tal efecto;

h) Coordinar y supervisar que el proceso de administración de riesgos se implemente en apego a lo establecido en las presentes Lineamientos y ser el canal de comunicación e interacción con el Titular de la Rectoría de la Institución y la persona Enlace de Administración de Riesgos;

i) Analizar los proyectos de Matriz y Mapa de Administración de Riesgos y el PTAR, conjuntamente con la persona Enlace de Administración de Riesgos.

j) Revisar el Reporte de Avances Trimestral del PTAR y el Reporte Anual del Comportamiento de los Riesgos.

k) Presentar anualmente para firma del Titular de la Rectoría de la Institución y la persona Enlace de Administración de Riesgos la Matriz y Mapa de Administración de Riesgos, el PTAR y el Reporte Anual del Comportamiento de los Riesgos.

l) Difundir la Matriz de Administración de Riesgos, el Mapa de Riesgos y el PTAR Institucionales, e instruir la implementación del PTAR a los responsables de las acciones de control comprometidas;

m) Comunicar a la persona Enlace de Administración de Riesgos, los riesgos adicionales o cualquier actualización a la Matriz de Administración de Riesgos, al Mapa de Riesgos y al PTAR Institucionales determinados en el comité, según corresponda.

n) Verificar que se registren en el Sistema Informático los reportes de avances trimestrales del PTAR.

En el Comité de Control y Desempeño Institucional:

o) Determinar, conjuntamente con el presidente y el Vocal Ejecutivo, los asuntos a tratar en las sesiones del Comité y reflejarlos en la Orden del Día; así como, la participación de los responsables de las áreas competentes de la Institución;

p) Revisar y validar que la información institucional sea suficiente, relevante y competente, e instruir a la persona Enlace del Comité sobre la conformación de la carpeta electrónica, en los 10 días hábiles previos a la celebración de la sesión.

q) Solicitar a la persona Enlace del Comité que incorpore al sistema informático la información que compete a las dependencias administrativas de la Institución, para la conformación de la carpeta electrónica, a más tardar 5 días hábiles previos a la celebración de la sesión.

IV. DEL ENLACE DE COCODI

a) Ser el canal de comunicación e interacción entre el Titular, Coordinación del SCII y las Unidades Administrativas y Académicas de la Institución;

b) Solicitar a las Unidades Administrativas y Académicas de la Institución la información suficiente, relevante y competente para la integración de la carpeta electrónica con 10 días hábiles de anticipación a la celebración del Comité;

c) Remitir al Coordinación del SCII la información Institucional consolidada para su revisión y validación;

d) Integrar y capturar la carpeta electrónica para su consulta por los convocados, con cinco días hábiles de anticipación a la celebración de la sesión.

e) Registrar en el Sistema Informático el seguimiento y atención de los acuerdos del Comité

V. DEL ENLACE DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO (SCII)

a) Ser el canal de comunicación e interacción entre el Coordinador del SCII y las Unidades Administrativas y Académicas de la Institución;

b) Definir las Unidades Administrativas, Académicas y los procesos prioritarios en donde será aplicada la evaluación del SCII;

c) Instrumentar las acciones y los controles necesarios, con la finalidad de que las Unidades Administrativas y Académicas realicen la evaluación de sus procesos prioritarios;

d) Revisar con los responsables de las Unidades Administrativas y Académicas la propuesta de acciones de mejora que serán incorporadas al PTCI para atender la inexistencia o insuficiencia en la implementación de las normas generales, sus principios y elementos de control interno;

e) Realizar el proyecto del Informe Anual y del PTCI para revisión del Coordinador de Control Interno;

f) Elaborar la propuesta de actualización del PTCI para revisión del Titular de Coordinación del SCII;

g) Integrar información para la elaboración del proyecto de Reporte de Avances Trimestral del cumplimiento del PTCI y presentarlo al Titular de Coordinación del SCII.

h) Incorporar en el Sistema Informático el Informe Anual, el PTCI y el Reporte de Avances Trimestral, revisados y autorizados.

V. DEL ENLACE DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS (ARI)

a) Ser el canal de comunicación e interacción con el Titular, Coordinación del SCII y las Unidades Administrativas y Académicas responsables de la administración de riesgos;

b) Informar y orientar a las Unidades Administrativas y Académicas sobre el establecimiento de la metodología de administración de riesgos determinada por la Institución, las acciones para su aplicación y los objetivos institucionales a los que se deberá alinear dicho proceso, para que documenten la Matriz de Administración de Riesgos;

c) Revisar y analizar la información proporcionada por las dependencias administrativas en forma integral, a efecto de elaborar y presentar al Titular de la Coordinación del SCII los proyectos Institucionales de la Matriz, Mapa y Programa de Trabajo de Administración de Riesgos; el Reporte de Avances Trimestral del PTAR; y el Reporte Anual del Comportamiento de los Riesgos.

d) Resguardar los documentos señalados en el inciso anterior que hayan sido firmados y sus respectivas actualizaciones;

e) Dar seguimiento permanente al PTAR y actualizar el Reporte de Avance Trimestral;

f) Agregar en la Matriz de Administración de Riesgos, Mapa de Riesgos y el PTAR, los riesgos adicionales determinados en el Comité según corresponda.

g) Incorporar en el Sistema Informático la Matriz, Mapa y Programa de Trabajo de Administración de Riesgos; el Reporte de Avances Trimestral del PTAR; y el Reporte Anual del Comportamiento de los Riesgos.

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